Como organizar Equipes, Etiquetas, Respostas Rápidas (Canned Responses) e Regras de Automação no Chatwoot

1. Arquitetura e pré-requisitos no ambiente

Depois de instalar o Chatwoot e conectar o WhatsApp, estruturar equipes e regras de automação impede que dois vendedores atendam o mesmo cliente ou que conversas fiquem esquecidas sem dono.

• Acesso de Administrador na sua instância do Chatwoot.

2. Passo a passo de implementação e validação

1. Em Configurações > Equipes (Teams), crie os setores (ex: Comercial, Suporte Técnico, Financeiro) e marque a opção de atribuição automática (Round Robin) entre os agentes online.
2. Em Respostas Rápidas (Canned Responses), cadastre atalhos como /pix, /boasvindas e /planos para que o atendente responda em 2 segundos.
3. Em Automações (Automation Rules), crie regras para adicionar a etiqueta urgente ou transferir para a equipe Comercial sempre que a mensagem contiver palavras como 'orçamento', 'preço' ou 'contratar'.
4. Acompanhe o tempo médio de primeira resposta em Relatórios > Visão Geral.

3. Boas práticas de produção, segurança e escala

Combine as etiquetas do Chatwoot com webhooks para o n8n: por exemplo, quando o atendente aplicar a etiqueta ganho, o n8n atualiza automaticamente a oportunidade no seu CRM.

• Treine os agentes a mudarem o status para Online / Ocupado / Offline ao iniciar e encerrar o turno.